Nebenkostenabrechnung – abgerechnet wird zum Schluss – welche Fristen für Vermieter gelten

Nebenkostenabrechnungen bei Umzug – wie sehen die gesetzlichen Bestimmungen für eine Betriebskostenabrechnung aus?

Die Nebenkostenabrechnung zu überprüfen kann sich auszahlen – manche Berechnungsgrundlagen sind verhandelbar

Der Volksmund nennt sie die “Zweite Miete“ und so unrecht hat er damit nicht. Die Rede ist von der alljährlichen Nebenkostenabrechnung, auch Betriebskostenabrechnung genannt. Genau diese ist auch immer wieder der Grund für Streit zwischen Mietern und Vermietern.

Ratgeber Nebenkosten der DAS

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Leider auch oft zu Recht, wie der Deutsche Mieterbund warnt: Fast jede zweite Abrechnung ist zu hoch. Nur wie kann man sich vor überhöhten Abrechnungen schützen und wie kann man rechtzeitig Widerspruch einlegen?

Übersicht Nebenkosten – für was muss ich zahlen?

Nicht alles, was auf der Nebenkostenabrechnung aufgeführt ist, sind tatsächlich Nebenkosten. Laut §1 der Betriebskostenverordnung sind Betriebskosten „Kosten, die dem Eigentümer oder Erbbauberechtigten durch das Eigentum oder Erbbaurecht am Grundstück oder durch den Bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes, der Nebengebäude, Anlagen, Einrichtungen und des Grundstücks laufend entstehen.

Sach- und Arbeitsleistungen des Eigentümers oder Erbbauberechtigten dürfen mit dem Betrag angesetzt werden, der für die gleichwertige Leistung eines Dritten, insbesondere eines Unternehmers, angesetzt werden könnte, die Umsatzsteuer des Dritten darf nicht angesetzt werden.“

Als wichtiger Tipp gilt – die Endabrechnung sollte Sie per Nachsendeservice am neuen Wohnort erreichen:

Was eine korrekte Betriebskostenendabrechnung nach Auszug beinhalten sollte

Was für Mietnebenkosten müssen gezahlt werden?

  1. Grundsteuer Diese wird von der Gemeinde erhoben. In den Mietverträgen ist sie auch oft als „öffentliche Lasten des Grundstücks“ vermerkt.
  2. Wasserkosten Dieser Posten gilt für die Wasseruhr und das Wassergeld. Wenn es in Ihrem Haus auch eine Wasseraufbereitungsanlage oder ähnliches gibt, so werden damit auch diese Kosten abgedeckt.
  3. Abwasser Diese Gebühren fallen für die Nutzung der öffentlichen Entwässerungsanlage oder für die Kosten der Abfuhr und Reinigung der oder Sickergrube an.
  4. Straßenreinigung/Müllabfuhr Diese Kosten werden dem Vermieter per Abgabenbescheid durch die Gemeinde in Rechnung stellt.
  5. Fahrstuhl Strom, Überwachung, Pflege, Reinigung und die regelmäßige Überprüfung der Betriebssicherheit (TÜV) werden hier in Rechnung gestellt.
  6. Hausreinigung/Ungezieferbekämpfung Eine Reinigungsfirma oder Putzfrau für Reinigung der Flure und Treppen, dem Keller usw. werden in dieser Position abgerechnet. Für die Kosten zu Bekämpfung von Ungeziefer, sind leditlich laufenden Kosten für Insektenspray oder Giftköder zu berechnen.
  7. Gartenpflege Auch wenn diese vom Mieter nicht benutzt werden, in den Nebenkosten sind auch die Instandhaltung von Grünflächen und Spielplätzen, die zur Anlage gehören, veranschlagt.
  8. Beleuchtung Das sind die Stromkosten für die Außenbeleuchtung, das Treppenhaus, für die Kellerräume usw.
  9. Schornsteinreinigung Die Kehrgebühren für den Schornsteinfeger sowie die Kosten zur Messung der Immissionswerte.
  10. Versicherungen Kosten der Versicherung gegen Feuer-, Wasser-, Sturm- sowie Elementarschäden. Die Versicherung gegen Glasbruch, die Haftpflichtversicherung für das Gebäude, Aufzug und vieles mehr, wird ebenfalls damit abgedeckt.
  11. Hauswart Beinhaltet die Personal- und Servicekosten für den Hausmeister.
  12. Gemeinschaftsantenne/Breitbandkabel Die Betriebskosten für die Antenne oder die Satellitenschüssel auf dem Dach können auf die Mietparteien umgelegt werden. Bei einem Kabelanschluss, den die Mieter direkt mit einem privaten Kabelanbieter abgeschlossen haben, gilt das nicht.
  13. Wascheinrichtungen Werden in Ihrem Mietshaus gemeinschaftliche Waschmaschinen in einer Waschküche angeboten, werden auch die Kosten für Strom und Wartung der Geräte verlangt.
  14. Sonstige Kosten Alle Betriebskosten nach §1, die in 1 bis 13 nicht erwähnt werden. Wenn es in Ihren Haus also Gemeinschaftseinrichtungen wie beispielsweise ein Fitnessraum, Schwimmbad, eine Sauna oder einen Veranstaltungsraum gibt, können die Kosten dafür umgelegt werden.
    Eine Nebenkostenabrechnung ist an keine Form gebunden, der Mieter muss diese nur schriftlich erhalten. Das heißt, der Vermieter kann auch per Fax oder E-Mail die Betriebskostenabrechnung zukommen lassen.
Es lohnt sich die Betriebskostenabrechnung zu prüfen
Nebenkostenabrechnung - Abrechnung der Betriebskosten bei Auszug

Eine korrekte Betriebskostenabrechnung enthält:

  • eine Angabe des Abrechnungszeitraums
  • eine Zusammenstellung der gesamten Betriebskosten
  • die Angabe und Erläuterung des zugrunde gelegten Verteilerschlüssels
  • die Berechnung der auf den einzelnen Mieter entfallenden Betriebskostenanteile
  • eine Aufstellung der vom Mieter vorgenommenen Vorauszahlungen

Sollte die Abrechnung unübersichtlich oder die einzelnen Positionen unverständlich oder unzulässig sein, kann der Mieter die Nachzahlung verweigern. In diesem Fall sollte der Mieter vom Vermieter eine nachvollziehbare Abrechnung verlangen.

Jedoch gibt es da ein Problem: Die Abrechnung wird in der Praxis meist von Abrechnungsfirmen erstellt. Selbst Vermieter verstehen nicht immer das vorgelegte Zahlenspiel der Abrechnungsfirma und trotzdem ist er stets der Ansprechpartner bei Unklarheiten.

Wenn es keine berechtigten Einwendungen gegen die Abrechnung gibt, muss der Mieter innerhalb von zirka vier Wochen die Nachzahlung begleichen, ansonsten kann er vom Vermieter auf Zahlung verklagt werden. Wenn Sie als Mieter an der Richtigkeit der Abrechnung zweifeln, können Sie innerhalb von zwölf Monaten Einwände gegen die Abrechnung erheben. Danach ist es zu spät. Das heißt aber nicht, dass Sie sich mit der Begleichung der Rechnung auch zwölf Monate Zeit lassen können. Der Gesetzgeber ist der Meinung, dass vier Wochen für die Überprüfung reichen. (§ 556 Abs.3 BGB)

Beispiele für häufige Abrechnungsfehler:

  • Die Abrechnung ist unübersichtlich und nicht nachvollziehbar.
  • Kosten werden aufgeführt, die nicht im Mietvertrag vereinbart wurden.
  • Kosten werden veranschlagt, die nicht als gesetzliche Betriebskosten gelten. Zum Beispiel sind dies Reparaturkosten und Verwaltungskosten.
  • Bei den gesetzlichen Betriebskosten sind Posten enthalten, die der Vermieter selbst tragen muss und nicht auf den Mieter übertragen kann. (versteckte Reparaturkosten, Kosten, Hausmeisterkosten enthalten Reparaturen oder Verwaltungskosten).
  • Kosten für den Schornsteinfeger tauchen sowohl in der Betriebskostenabrechnung als auch in den Heizkosten auf.
  • Der Verteilerschlüssel ist anders als im Mietvertrag vereinbart (z. B. nach Anzahl der Personen anstatt nach Wohnfläche).
  • Die Betriebskosten leerstehender Wohnungen werden auf die Mieter verteilt und nicht vom Vermieter selbst getragen.
  • Vorauszahlungen werden nicht mit eingerechnet.

Der Vermieter muss die Abrechnung spätestens bis zum Ende des zwölften Monats nach Beendigung des Abrechnungszeitraums schriftlich dem Mieter zukommen lassen.

Beispiel: Abrechnungszeitraum 1. Mai 2017 bis 30. April 2018. Der Vermieter muss die Abrechnung spätestens bis zum 30. April 2010 vorlegen. Wenn der Vermieter die Abrechnung nun erst nach Ablauf der zwölf Monate abrechnen will, darf der Mieter Nachzahlungen verweigern. Ausnahmefälle gibt es natürlich auch. Wenn der Vermieter zum Beispiel noch nicht den Grundsteuerbescheid der Gemeinde bekommen oder das Unternehmen, dass mit der Abrechnung betraut ist, diese noch nicht fertig gestellt hat. Der Vermieter muss aber die Verzögerung beweisen können.