Beim Auszug unerlässlich und mit Beweiskraft: Das Wohnungsübergabeprotokoll

Jetzt Musterprotokoll downloaden als pdf – Standard-Vorlage für Wohnungsauszüge – von Mietern und Vermietern nutzbar

Wohnungsübergabeprotokoll – der Klassiker bei der Objektübernahme oder Übergabe

Kaum jemand verzichtet auf ein Protokoll, das den Ist-Zustand einer Wohnung dokumentiert. Selbstverständlich sind auch Protokolle bei der Übergabe von Gewerbeflächen. Sie sind ebenso obligatorisch bei einem Eigentumswechsel und vermeiden Streitigkeiten zwischen Mietern und Vermietern.

Von einem Wohnungsübergabe-Manuskript geht eine hohe Rechtsverbindlichkeit aus. Selbst dann, wenn das Protokoll nur von einer Partei (ggf. in Verbindung mit einem Zeugen) unterzeichnet ist.

Übergabezustand lückenlos dokumentieren

1. Den Zustand einer Wohnung bei der Übergabe möglichst lückenlos dokumentieren

Prädestiniert sind Schäden, unsachgemäße Renovierungen, mangelnde Sauberkeit, die Anzahl von Schlüsseln sowie Abrechnungsdetails der Nebenkosten.

Viele Unklarheiten lassen sich durch ein gewissenhaftes Übergabeprotokoll vermeiden. Denn von der Dokumentation des Ist-Zustands zum Zeitpunkt der Schlüsselübergabe geht eine hohe Beweiskraft aus. Vor allem dann, wenn der Zustand schriftlich, unterzeichnet von beiden Parteien und flankiert mit Fotomaterial dokumentiert ist.

Wer eine Wohnung vermietet oder eine Wohnung anmietet tut gut daran ein unzweifelhaftes Übergabeprotokoll zu erstellen. Sprich sowohl Mieter als auch Vermieter profitieren von einer Bestandsaufnahme, die beide Parteien gegenseitig bestätigt haben.

Auch wenn eine protokollierte Abnahme gesetzlich nicht vorgeschrieben ist, geht eine hohe Beweiskraft (bei gerichtlichen Auseinandersetzungen) von einem Protokoll aus.

Mustervorlagen nutzen - Tipps für die Übergabe

2. Nehmen Sie sich für die Bestandsaufnahme per Wohnungsübergabeprotokoll (viel) Zeit

Mieter wollen nicht spießig erscheinen und Vermieter vielleicht nicht übermäßig korrekt. Befreien Sie sich von solchen Gedanken. Ein Wohnungsprotokoll ist rechtlich in . Nehmen Sie sich vor diesem Hintergrund ausreichend Zeit, um die Zustände bei der Wohnungsübergabe sorgfältig festzuhalten.

Bei einem Treffen zwischen Bauträger, Hausverwalter, Vermieter oder Verkäufer und dem Mieter oder Immobilienkäufer sollte stets ausreichend Zeit für die Protokollierung vereinbart werden.

  • Planen Sie im Vorfeld ausreichend Zeit für die Übergabe des Wohnobjekts ein
  • Bedenken Sie mögliche Verzögerungen verursacht durch den öffentlicher Personennahverkehr (ÖPNV) oder Verkehrsstaus
  • Verzichten Sie auf zeitlich dicht folgende Anschlusstermine
  • Erscheinen Sie pünktlich zum verabredeten Übergabetermin
  • Füllen Sie das Schriftstück akkurat aus. Ihre Vorfreude auf die Schlüsselübergabe sollte die Erstellung des Dokuments nicht „antreiben“.

3. Praktische Tipps bei der Erstellung eines Dokuments – korrekt protokollieren

werden überwiegend in handschriftlicher Version erstellt. Die Angaben sollten also klar leserlich und alle Ziffern unmissverständlich sein. Das gilt insbesondere für Zählerstände.

Wer von dem Beteiligten der Protokollführer ist bestimmt hier und da auch die Qualität des Schriftbildes der betreffenden Person. Findet keine Protokollierung statt an der offiziell beteiligte Parteien teilnehmen, so kann dennoch ein Manuskript erstellt werden, das den Wohnungszustand festhält.

In diesem Fall sind besonders Fotografien hilfreich beziehungsweise eine Person, die die Angaben als Zeuge bestätigen kann. Grundsätzlich gilt auch hier: „Ein Bild sagt mehr als tausend Worte!“ 

Unabhängig von dem offiziellen Protokoll bei der Wohnungsübergabe kann also gelegentlich ein persönliches Festhalten der Gegebenheiten für die eigenen Unterlagen sinnvoll sein. Das gilt insbesondere bei kritischen oder kostspieligen Vorschäden (Feuchtigkeit, Türrahmenbeschädigungen, Brandflecken, Schäden an Einbauküchen oder Marmorböden, etc.).

Fertigen Sie so viele Detailaufnahmen an, wie es möglich ist. Der Vorteil von Digitalaufnahmen ist bekanntlich das diese über einen Zeitstempel verfügen. Das erleichtert die zeitliche Zuordnung ungemein.

Je nach Umfang der Notizen ist es möglich eine digitale Kopie des Protokolls anzufertigen. Sprich: Die unterschriebene Fassung mit dem Mobilfunkgerät 1 x abzufotografieren. Üblicherweise sichert derjenige, der die Originalfassung behält, der anderen Partei die zeitnahe Zusendung einer Kopie auf dem Postweg zu. Auf diese Weise reduziert sich die Zeit, die im Fall einer Zweitabschrift anfallen würde.

4. Übergabe eines Mietobjekts bzw. einer erworbenen Immobilie

: Sicherlich ist es im Interesse eines Mieters etwaige Vorschäden zweifelsfrei zu dokumentieren. Auf diese Weise hat der Vermieter wenig Handhabe derartige Schäden beim Wohnungsauszug als ‚neue Schäden’ zu deklarieren und in Rechnung zu stellen.

Tatsächlich habe viele Vermieter jedoch genau das im Sinn, wie die Praxis zeigt. Deshalb geht von einer Protokollierung des Zustandes, den beide Vertragsparteien unterzeichnet haben eine hohe rechtliche Kraft aus.

Kommen beide – Vermieter und Mieter – durch die Unterzeichnung des Wohnungsübergabeprotokolls gemeinsam zu einem Konsens, ist eine Anfechtung dieses Sachverhalts im Nachhinein nur schwer möglich.

Selbiges gilt für Immobilienverkäufe und den Immobilienerwerb, also dem Eigentürmerwechsel.

Nach einer Wohnungsabnahme, die beiderseitig bestätigt wurde, steht der Rückzahlung der Sicherungskaution nichts mehr im Wege. Allerdings hat der Vermieter hier ausreichend Zeit um die Wohnungssituation auf versteckte Mängel hin zu überprüfen. Nur im Fall von Mängeln, die seitens des Mieters offenkundig und wissentlich kaschiert wurden, ist die Anrechnung auf die hinterlegte Kaution rechtens.

Weitere Auskünfte und rechtliche Details sind über den Mieterschutzbund beziehungsweise über den Eigentümerverband „Haus und Grund“ in Erfahrung zu bringen.

5. Die Schlüsselübergabe bei Auszug geschmeidig organisieren

Bereits seit Tagen wurde die neue Wohnung bezogen. Nun gilt es die bisherige Wohnung möglichst stressfrei zu übergeben. Schon im Vorfeld kann man etwas dafür tun Irritationen zu vermeiden. Ein wichtiger Punkt ist beispielsweise der . Der sollte möglichst nicht zu dicht am ultimativ letzten Auszugstermin liegen.

Mit anderen Worten: Reizen Sie den Anmietzeitraum nicht bis auf die letzten Stunden aus. Ihr Nachmieter wird es Ihnen danken und ggf. möchte auch der Vermieter noch einige Arbeiten in Form von Verbesserungen am Mietobjekt vornehmen.

Ein üblicher Übergabetermin wird deshalb 1-2 Wochen vor dem Mietende (meistens Monats- oder Quartalsende) vereinbart, zu dem auch die Schlüsselübergabe erfolgt.

Sorgen Sie zudem bei der Wohnungsübergabe für eine positive Grundstimmung, z. B. durch: 

  • Reinigen Sie alle Böden mit einem wohlriechenden Reinigungsmittel
  • Entfernen Sie alle Rest-Gegenstände, Mülltüten, Werkzeuge, Reinigungsmittel, etc.
  • Überprüfen Sie den Inhalt von Einbauschränken, der Küche, Badezimmereinrichtung
  • Lassen Sie eine gebrauchsfertige Restbeleuchtung installiert (Fassungen, Leuchtmittel)
  • Räumen Sie alle Flächen ausnahmslos (Balkon, Abstellkammmer, Keller, Garage) 

Seien Sie korrekt und verhalten Sie sich achtsam und respektvoll den Nachbarn gegenüber. „So wie man geht, wird man in Erinnerung gehalten!“, sagt der Volksmund.

D. h. überfüllen Sie keine Restmülltonnen, achten Sie auf die Geräuschentwicklung während der Auszugsarbeiten und verlassen Sie bei der Übergabe nicht nur die bisher bewohnte Wohnung akkurat sondern auch den Hausflur und andere Gemeinschaftsflächen.

 

6. Worauf bei einer Wohnungsübergabe zu achten ist

Mietstreitigkeiten gehören in Deutschland zu jenen Auseinandersetzungen, die die Gerichte enorm beschäftigen. Rund 200.000 Streitfälle sind es jährlich in Deutschland (Quelle: Die Zeit, 28.12.2018). 

Wie man sich vorstellen kann, geht es bei den Konfliktpunkten selten um die Anzahl von Wohnungsschlüsseln. Vielmehr beschäftigen die Gerichte hierzulande vor allem die Rechtmäßigkeit von Schönheitsreparaturen, Wohnungsmängel sowie Nebenkostenabrechnungen.

Zwar ist die Zahl insgesamt in den vergangenen Jahren rückläufig. Doch registriert der Mieterbund nach eigenen Angaben rund 1.000.000 Beratungen jährlich. Erfreulich: 97 Prozent der Fälle können sich außergerichtlich lösen lassen.

Bezogen auf die Übergabe eines Mietobjekts sind häufig Forderungen strittig, die Vermieter erheben. Manche sind rechtens. Andere nicht gesetzeskonform, obschon sie im Mietervertrag aufgeführt sind. Eine Beurteilung durch einen Spezialisten ist dann erforderlich, wenn die Anrechte auf Mängelbehebung gewisse finanzielle Größenordnungen erreichen.

Viele Schönheitsreparaturen unterliegen einer normalen und vom Vermieter annehmbaren Abnutzung. Nichtsdestotrotz wird auf die Kostenübernahme von Fußböden-Abschleifungen, dem Streichen von Heizkörpern oder gar dem Austausch von Küchenfliesen bestanden. In diesen Fällen hilft häufig nur die Beauftragung eines Fachanwalts für Immobilien- bzw. Mietrecht.

Spätestens wenn man sich einen möglichen Mietstreit vor Augen führt, wird klar, wie entscheidend eine protokollierte und bindende Übergabesituation ist. Mängel, Zählerstände, der Zustand von Gartenanlagen und elektrischen Installationen sollten also umfassend dokumentiert werden. Im beiderseitigem Interesse versteht sich.

Tipp: Fertigen Sie möglichst hochaufösendes Bildmaterieal vom Objekt an. Bei größeren Immobilien haben zudem Videoaufnahmen eine nicht zu unterschätzende Aussagekraft im Hinblick auf den Allgemeinzustand.  

7. Übergabeprotokoll ohne Mieter oder ohne Vermieter – wie sinnvoll ist das?

: Es kann durchaus Gründe dafür geben, dass eine Wohnungsübergabe ohne die Teilnahme einer anderen Partei stattfindet (Terminschwierigkeiten, Verhinderung durch Krankheit, u.s.w.). Das muss den Mieter bzw. den Vermieter nicht davon abhalten ein Übergabemanuskript anzufertigen. Wichtig ist hierbei das die Fassung ohne Original-Unterschrift Glaubwürdigkeit hat.

Die Genauigkeit eines Protokolls lässt sich verstärken in dem man einen Zeugen hinzu bittet. Starke Beweiskraft geht grundsätzlich von Fotografien aus, beispielsweise was Zählerstände angeht oder auch offensichtliche und schwerwiegende Mängel.

Tipp: Manche Mängel sind durch die Verwendung eines Blitzes erst sichtbar. Andere werden durch einen ausgelösten Blitz „verharmlost“. Idealerweise fertigen Sie diverse Fotoaufnahmen mit unterschiedlichen Licht-Szenerien an.

Bei der Rückgabe eine Wohnung ist es entscheidend den Renovierungszustand festzuhalten. Nachträge in das Protokoll werden zumeist schon dadurch erschwert, dass eine Schlüsselübergabe erfolgt ist und das Mietobjekt nicht mehr betreten werden kann. Aus diesem Grund ist die Bestandsaufnahme wichtig. Notfalls wird das Protokoll erstellt und notgedrungen auf eine Unterschrift verzichtet.

Für mietrechtliche Auseinandersetzungen entscheidend sind Bestandsaufnahmen, die belegbar sind.

8. Fazit: Wohnungsübergabeprotokoll – Schutz für Mieter und Vermieter

Ein . Die Sicherheit alle wichtigen Informationen zu dokumentieren ist auch im Fall eines Eigentümerwechsels bedeutsam.

Falls eine gemeinsame Unterschrift – warum auch immer – nicht herbeigeführt werden kann, lohnt sich die Anfertigung trotzdem. Mit einer gewissenhaften Dokumentation des Ist-Zustandes lassen sich viele Streitigkeiten außergerichtlich klären, da die Beweislage eindeutig ist.

Anstelle des Vermieters kann beispielsweise ein Zeuge unterschreiben. Auch in diesem Fall hat das Protokoll Rechtsgültigkeit.

Generell gilt beim Wohnungsübergabeprotokoll: Kleiner Aufwand – enorme rechtliche Bindung.

Nach einem Auszug sind zusätzliche Schäden, die seitens des Wohnungsgebers geltend gemacht werden, kaum einzufordern. Es sei denn, es handelt sich um verdeckte Schäden oder Mängel. Sprich: Vermieter können kaum Mängelansprüche durchsetzten, die nach der ordnungsgemäßen und bestätigten Wohnungsübergabe erst später beanstandet werden.

Kurzum: Ein beiderseitig unterschriebenes Protokoll hat eine hohe Rechtskraft.

Tipp: Führen Sie auch Räume auf, die ohne Mängel oder Schäden sind und vermerken Sie ggf. „keine Schäden, keine reparaturbedürftige Abnutzungen“. 

Neben den Unterschriften von Mieter und Vermieter ist selbstverständlich das Ausstellungsdatum wichtig.

Führen Sie Funktionstests durch: 

  • Fenster und Türen sollten sich problemlos öffnen und verschließen lassen
  • Nehmen Sie die Funktion von Armaturen unter Augenschein (Küche, Bad, WC-Spülung)
  • Überprüfen Sie den Herd, Elektrogeräte und andere Festeinbauten
  • Prüfen Sie, ob die Heizung funktioniert und die Heizkörper warm werden 

Übergabe-Tipp: Die erste und die letzte Wohnungsbesichtigung sind gute Gelegenheiten auf ein gutes Mietverhältnis anzustoßen. Ein Glas Sekt (vielleicht mit Orangensaft) bekräftigen den beiderseitigen guten Willen und die Freude über das Zustandekommen eines Mietvertrags bzw. Immobilienerwerbs.